Modifier le moyen de paiement d'une vente validée, après clôture (Z)

Pour modifier le paiement d'une vente validée après la fin de la journée (après la clôture de caisse du Z), c'est-à-dire une vente de la veille ou même d'il y a plusieurs jours ou semaines, il y a plusieurs possibilités.

Notez quand même que ce type de modification devrait rester très rare : normalement, vous vérifiez la caisse le soir avant de partir, donc avant la clôture de caisse automatique de la nuit, ce qui vous permet de faire si besoin des corrections de caisse et d'avoir une caisse juste. Mais ce n'est pas toujours possible...

1ère méthode : ne rien faire !

La première méthode est... de ne rien faire dans Melkal et de prévenir votre comptable ! En effet, vous n'aurez souvent plus les paiements concernés dans la caisse, puisqu'elle aura déjà été clôturée et envoyée en comptabilité. La modification concerne donc la comptabilité, plus la caisse.

Prenons un exemple : Vous aviez enregistré il y a plusieurs jours une vente avec un paiement en espèces, et vous vous rendez compte maintenant que c'était en fait un paiement en titres-restaurant. Si nous annulons aujourd'hui la vente d'origine, afin d'en créer une nouvelle avec le bon paiement (voir la 4ème méthode ci-dessous), la caisse du jour va être inexacte :

Comme nous ne pouvons plus modifier la caisse et les encaissements de l'époque, l'application va enregistrer une sortie d'espèces sur la caisse du jour (le ticket avec le moyen de paiement en espèces à annuler), et une entrée de titres-restaurant, toujours sur la caisse du jour de la modification. Et donc nous fausser nos montants d'espèces et de titres-restaurant en caisse, d'autant que nous n'avons plus ces titres-restaurant en caisse.

Bien sûr, si cette modification concerne une vente de la veille ou de la semaine, les montants encaissés seront exacts au final sur la durée (le mois par exemple), mais inexacts sur les caisses quotidiennes. Si vous gérez les remises en banque également à partir de l'application, cela ajoute une complication, car il faudra faire en plus une modification du fonds de caisse avant un envoi en banque, afin de rétablir les bons montants en caisse.

Bref, il vaut mieux souvent ne rien faire en caisse, prévenir le comptable pour qu'il fasse la correction directement en comptabilité, et taper une note dans la fiche client pour se souvenir de la méthode de correction du moyen de paiement.

2ème méthode : corriger le solde du compte client

Nous avons vu que la correction concernait souvent directement la comptabilité, mais il y a aussi le cas où le solde du compte client dans Melkal doit être modifié.

Prenons l'exemple d'une vente qui avait été encaissée en "espèces" par erreur. En fait, le client n'a pas payé sur le moment, il aurait donc fallu enregistrer la vente "en compte".

Nous pouvons alors soit utiliser la méthode d'annulation/nouvelle vente, soit prévenir la comptabilité et corriger le solde du compte client.

Pour corriger le solde du compte client, nous allons dans le menu "Caisse du jour" → "Entrées & sorties" → "Créer". Choisissez "Correction solde client", tapez le montant à ajouter (+100 par exemple pour ajouter 100€ de crédit au compte) ou à déduire (-100 par exemple pour déduire 100€ du solde du compte, ce qui correspond à notre cas ici), sélectionnez le client concerné, et tapez un commentaire pour expliquer la raison de cette modification.

Comme d'habitude, vous retrouvez le justificatif de cette correction dans "Entrées & sorties" du menu "Caisse du jour", ainsi que dans la fiche client (onglet "Achats/Compte").

L'écriture comptable de correction de solde client sera aussi automatiquement générée.

3ème méthode : corriger la caisse

Nous avons vu qu'il vaut mieux souvent directement traiter le problème en comptabilité, puisque nous n'avons plus les paiements en caisse.

Mais il arrive que nous les ayons toujours en caisse finalement ! Par exemple, la veille, nous avons enregistré une vente de 100€ en "titre-restaurant" à la place de "chèque". La caisse a été clôturée (Z), et nous nous rendons compte du problème. Pour ces deux moyens de paiement, dans notre exemple, nous n'avons pas activé les options de remise en banque automatique à chaque clôture.

Nous sommes le lendemain, et nous avons donc toujours dans le menu "Caisse du jour", le montant erroné dans le fonds de caisse en titres-restaurants, puisque nous n'avons pas encore fait d'envoi de ces titres-restaurants.

Dans ce cas, il nous suffit de modifier le montant des titres-restaurants indiqué dans la colonne "Fonds de caisse final" des titres-restaurant, afin de déduire le montant erroné (100€) du montant affiché, et d'ajouter ce même montant (100€) dans la même colonne, mais sur la ligne "Chèques".

C'est tout ! Il n'y a même pas besoin de prévenir le comptable, puisque nous aurons fait la correction à temps, avant l'envoi en banque et en comptabilité. Vous pouvez par contre ajouter une note dans la fiche client pour indiquer ce que vous avez fait.

Melkal générera automatiquement deux mouvements de caisse, l'un pour corriger le montant des titres-restaurant, et l'autre pour corriger le montant des chèques. Vous pouvez voir les deux justificatifs (et les annuler, si besoin) en cliquant sur le bouton "Entrées & sorties", toujours dans le menu "Caisse du jour".

Les écritures comptables d'erreur de caisse seront aussi automatiquement générées.

4ème méthode : annuler / refaire la vente

Ici, nous utilisons exactement la même méthode qu'avant clôture. Nous utilisons le bouton "Modifier paiement", et Melkal fera tout automatiquement : générer un ticket d'annulation, ainsi qu'un nouveau ticket avec le bon moyen de paiement.

Mais attention, dans ce cas, comme nous l'avons vu lors de la première méthode, un décalage dans les caisses peut se produire selon les moyens de paiement utilisés.

Regardons un cas où cette méthode est pertinente : une vente qui avait été encaissée en "virement" par erreur. Comme le client n'a pas encore fait de virement, il aurait fallu enregistrer la vente "en compte", et n'enregistrer le virement que lorsque le client l'aura fait.

Ici, nous pouvons utiliser la méthode de correction de solde que nous avons vue, ou annuler l'ancien ticket et en générer un nouveau avec le bon moyen de paiement .