D'un côté, nous avons le commerçant qui vit pleinement son métier, qui n'est pas d'être avocat fiscaliste, et de l'autre, une Administration chargée d'optimiser toujours plus les recettes fiscales.

Au centre, le commerce, au coeur de transactions sans factures (donc sans coordonnées de l'acheteur) et en espèces (donc sans traçabilité), par conséquent un lieu à la fois source de suspicions pour l'Administration et source de risques (un comble) pour le commerçant qui se voit confronter à quantité de problèmes administratifs qu'il ne pouvait que difficilement anticiper.

La plupart de ces problématiques sont liées à l'encaissement. Que vous utilisiez un simple cahier papier, une caisse enregistreuse basique, une caisse tactile perfectionnée, ou un logiciel de caisse/gestion, vous devez respectez toute une série de règles comptables et fiscales.

C'est ainsi, car les dernières réglementations fiscales confirment que l'acte d'encaissement est au coeur des transactions du magasin et qu'il est par conséquent intégré au cycle "comptable" de l'entreprise.

L'époque où les actes de vente et d'encaissement étaient coupés de la comptabilité est révolue. La tolérance fiscale sur les outils de gestion et d'encaissement, à laquelle on s'est pernicieusement habitué depuis plus de 30 ans, est également clairement terminée.

Ces nouvelles règles fiscales peuvent vous protéger efficacement si votre outil est bien conçu, mais dans le cas contraire, vous risquez facilement un rejet de comptabilité, ce qui permet à l'Administration d'inverser la charge de la preuve.

Certains outils (caisse enregistreuse, logiciel...) ne respectent pas la législation fiscale française, d'autres n'en sont même pas conscients, quelques-uns sont volontairement "souples", et enfin certains semblent légaux mais disposent fort opportunément d'un logiciel externe (par exemple un logiciel dit de maintenance sur une clé USB) permettant de modifier les données a posteriori...

N'oubliez pas que même si vous ne faites rien de répréhensible, le simple fait d'utiliser un logiciel de caisse ayant ces possibilités suffira à provoquer un rejet de comptabilité de la part de l'Administration fiscale.

En outre, ces outils étant conçus pour faire disparaître des données, comment prouverez-vous à l'Administration que vous n'avez pas utilisé les fonctionnalités incriminées ? Comme vous aurez fait l'objet d'un rejet de comptabilité, ce sera à vous d'apporter cette preuve, et non plus à l'Administration d'apporter la preuve du contraire, c'est le début d'un cycle infernal.

Nous ne sommes pas là pour faire la morale, le métier de commerçant étant suffisamment dur comme cela, mais une chose est sûre, fuyez ces outils d'un autre temps, un temps où la réglementation était moins claire, un temps où l'Administation ne disposait pas d'outils statistiques puissants, un temps où les contrôleurs étaient peu formés aux outils d'investigation informatique, eux-mêmes très peu puissants à l'époque.

Il ne se passe pas une année sans que l'on entende parler d'une affaire où un constructeur de caisse ou un éditeur de logiciel est pris la main dans le sac par l'Administration. Il n'y a alors plus qu'à contrôler tous les clients utilisant le produit concerné.

L'utilisation d'un logiciel "souple" ou délictueux pose quantité d'autres problèmes que vous ne pouvez imaginer. Un vendeur peut connaître cette faille, soit parce-qu'il a utilisé le même logiciel dans un autre commerce, soit parce-qu'il en a entendu parlé.

Le cas peut se poser aussi avec un associé, même si c'est un membre de la famille, et même un époux. La situation familiale peut se dégrader, les relations avec un associé ou un salarié aussi, et le simple fait d'utiliser un logiciel insuffisamment protégé peut alors se révéler être un énorme problème.

Que se passera-t-il si un associé se rend compte que vous utilisez un logiciel "souple" en découvrant aux infos que l'éditeur de ce produit est poursuivi par l'Administration ? Ne risque-t-il pas de se demander si des dividendes ne lui ont pas échappés ?

Enfin, pour finir ce chapitre anxiogène, l'intérêt d'un bon logiciel de caisse est aussi de mieux gérer et surveiller son activité. Si des vols à l'étalage (produits, espèces...) ont lieu dans votre boutique, et que leur cumul devient important, non seulement ce sera une perte sèche pour vous, mais en plus l'Administration pourra trouver là une faille exploitable, car difficilement explicable si les montants dépassent la moyenne du secteur. Double peine... D'où l'intéret d'avoir un outil qui vous aide au quotidien.

Concrètement, qu'apporte melkal ?

Déjà, nous certifions publiquement que melkal est conforme à la législation comptable et fiscale française, et qu'aucune fonctionnalité, interne ou externe au logiciel, n'est conçue pour modifier les données de manière délictueuse.

Le but est de vous apporter un outil en qui vous pouvez avoir totalement confiance et sur lequel vous pourrez vous appuyer en cas de contrôle fiscal, et non un logiciel qui peut au contraire se retourner contre vous.

Si vous avez des associés, ils pourront eux aussi avoir confiance.

Mais melkal va bien plus loin que ça.

Dès le départ, les problématiques fiscales ont été prises en compte au coeur du logiciel. Ainsi, melkal repose en interne sur un véritable moteur comptable.

La plupart du temps, les logiciels de caisse et de gestion ont un fonctionnement qui leur est propre, l'export comptable n'étant en fait qu'un retraitement des données du logiciel, ce qui fait que cet export est souvent peu fiable, ni techniquement, ni fiscalement.

melkal ne fonctionne pas du tout comme cela. En interne, c'est en fait un véritable logiciel de comptabilité, ce qui lui permet de traiter les données de manière rigoureuse et continue sur tout le cycle d'une transaction : vente, encaissement, ticket de caisse, export comptable/fiscal.

A aucun moment, il n'y a un retraitement des données, c'est une garantie de cohérence et de fiabilité fiscale. Il ne peut y avoir la moindre différence entre une action de caisse et son export comptable, puisque les deux représentent en fait une seule et même donnée.

A la fin du mois, les journaux de caisse et de vente ne sont pas contestables, ils sont rigoureusement exacts.

Prenons un autre exemple : la numérotation des tickets de caisse (et factures) qui est souvent fortement contrôlée par l'Administration fiscale, car c'est quelque chose de simple à vérifier. La règle française est simple : il ne peut y avoir de trous dans la numérotation des tickets (sinon, c'est possiblement une vente non déclarée) et cette numérotation doit être chronologiquement continue.

Dit comme cela, c'est simple, mais pour beaucoup de logiciels, c'est pourtant une problématique importante : les technologies employées font qu'il y a parfois un risque de trou ou de doublon dans la numérotation dès qu'il commence à y avoir deux ou plusieurs ventes simultanées. Et pour l'Administration, même s'il n'y a que quelques trous ou doublons dans un mois, cela remet en cause la fiabilité de l'ensemble.

Nous avons vu aussi des logiciels qui établissaient une numérotation différente pour chaque appareil (caisse, tablette, mobile...) d'un même magasin. Bien que cela puisse passer fiscalement, l'Administration acceptant plusieurs souches de numérotation dans certains cas si cela se justifie techniquement (par exemple, vous êtes boulanger et travaillez simultanément sur deux marchés en plein air géographiquement éloignés), l'Administration trouvera-t-elle l'explication suffisante dans le cadre d'un même magasin ? Avec les technologies d'aujourd'hui ? Surtout si elle découvre d'autres problèmes ? Etes-vous prêt à risquer une longue procédure avec l'Administration ?

Avec melkal, c'est simple. Il peut y avoir autant de vendeurs que vous voulez qui agissent simultanément, il n'y a aucun risque de trou, de doublon, ou d'inversion dans l'ordre chronologique. La numérotation est unique et continue à travers tous les appareils du magasin.

C'est dû à des contrôles rigoureux qui nous avons placés en interne, à une base de données sérialisée - c'est-à-dire qui a le plus haut niveau de fiabilité - et à une gestion centralisée des données, quel que soit le nombre de vendeurs et d'appareils d'encaissement.

La fiabilité de nos procédures et de notre base de données permet également d'établir une traçabilité sans faille sur tout le cycle d'une transaction: devis, vente, ticket de caisse ou facture, reprise d'article, export comptable.

Comme le demande l'Administration, la traçabilité est totale et les pièces intermédiaires sont conservées et sécurisées.

Les pièces comptables et commerciales sont d'ailleurs toutes sécurisées et signées numériquement par le logiciel, de sorte que le moindre PDF édité par le logiciel ne peut pas être modifié a posteriori sans que cela se voit.

Tous les originaux (PDF) signés sont conservés dans notre base de données.

Il y a d'autres sécurités mises en place pour vous protéger. Par exemple, si vous demandez l'impression d'un ticket de caisse, c'est le PDF original signé qui sera directement imprimé, sans traitement intermédiaire qui pourrait être suspicieux, alors qu'avec la plupart des autres logiciels, les données du ticket sont retravaillées dans un autre protocole avant d'être envoyées à l'imprimante-ticket, ce qui provoque une faille.

Avec melkal, vous avez une sécurité fiscale tout le long du traitement de la vente, jusqu'à l'impression (ou l'envoi) du ticket de caisse.

Autre point important : la sécurisation de vos données. Nous pouvons mettre en place toutes les règles qui nous voulons, si n'importe qui peut ouvrir la base de données avec un logiciel externe et y modifier vos données, tout s'effondre !

Et cela peut paraître fou, mais c'est bien comme cela que fonctionne la très grande majorité des logiciels de caisse et de gestion : qu'ils utilisent une base de données ou des fichiers plats, les données sont très souvent modifiables simplement avec un logiciel externe, même un traitement de texte. Dans ce cas, la fiabilité fiscale de l'ensemble est bien sûr très faible...

Ce n'est pas le cas de melkal, car la base de données est entièrement et fortement cryptée, c'est-à-dire qu'elle est illisible par un logiciel tiers. C'est bien la base de données qui est cryptée, et non le disque dur, ce qui fait que même un technicien intervenant sur le disque dur ne peut pas modifier ou subtiliser vos données.

Il y a des centaines d'autres sécurités et règles fiscales que nous avons intégrées. Rapidement, nous pourrions aussi citer les étapes de validation d'une vente, de sorte qu'une vente qui a fait l'objet d'une impression ou d'un paiement, même partiel, ne peut plus être modifiée, la vérification constante que la caisse a un solde positif, y compris lorsque l'on supprime un ticket ou une opération de caisse déjà validé, ou encore le fait que le logiciel vous oblige à faire une clôture chaque mois au cas où vous oubliez afin que là encore, vous soyez parfaitement en règle.

Ce serait trop long d'énumérer tous les autres fonctionnements internes qui font que melkal est d'une grande sécurité fiscale, mais sachez que c'est quelque chose sur lequel nous avons beaucoup investi.

Pour résumer, vous pouvez vous concentrer sur votre métier, melkal prenant en charge de nombreuses problématiques fiscales afin que vous n'ayez pas à vous en préoccuper.

En cas de contrôle fiscal (ou d'un associé), vous pourrez sereinement communiquer les journaux édités par le logiciel, il seront fiables et non contestables.


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