Dans un commerce, il y a de nombreuses opérations sensibles : encaissement et décaissement d'espèces, remises effectuées, reprise d'articles, articles supprimés de la vente, annulation de tickets de caisse, etc.

Toutes ces actions peuvent avoir des conséquences financières; mais aussi fiscales, car pour l'Administration, s'il y a des problèmes, le seul responsable sera le commerçant.

C'est quelque chose qui est souvent sous-estimé au début. Le commerçant se concentre sur la progression de son chiffre d'affaires et néglige les problèmes internes qui peuvent grever sa rentabilité.

Même si vous ne travaillez qu'avec très peu de vendeurs pour vous aider, ou même qu'avec un seul stagiaire ou apprenti, il est primordial de savoir exactement qui fait quoi, c'est ce qu'on appelle la traçabilité des actions.

Avec une bonne traçabilité, il n'y aura plus de doutes ou de méprises sur certaines actions, les problèmes seront vite repérés, la rentabilité améliorée, et finalement l'ambiance de travail sera meilleure.

Tout cela peut paraître évident, mais vous serez surpris de constater que la très grande majorité des logiciels de caisse n'offre pas de bonne traçabilité des actions.

Par exemple, un vendeur pourra faire une remise, offrir un article, annuler une partie de la vente ou la vente elle-même, annuler un encaissement en espèces ou autre, mais vous ne saurez généralement pas quel vendeur exactement a fait cette action ! Ce qui peut engendrer de la suspicion et un mauvais climat de travail.

Bien sûr, ces actions pourront parfois être interdites au vendeur, et ce dernier devra appeler un responsable pour une modification. Mais que se passe-t-il si vous devez vous absenter du magasin ? Et si vous êtes présent et que vous autorisez une remise ou une annulation (parfois du bout des lèvres, sans avoir bien saisi la raison, car occupé avec un client), est-ce que vous vous souviendrez de la raison à la fin du mois ? Si vous avez dû momentanément passer votre code ou badge à votre adjoint, comment savoir ce qu'il en a fait exactement ?

melkal, de son côté, offre une traçabilité complète de ces actions (et de bien d'autres), ce qui veut dire que vous savez exactement qui fait quoi. Mais cela va bien plus loin, vous savez également pourquoi il l'a fait, quand il l'a fait, et à partir de quel appareil.

Chaque pièce (ticket de caisse...) dispose de son propre journal. Sur la pièce elle-même, vous avez le détail des achats et du paiement, c'est la seule chose qui intéresse le client. Mais de votre côté, vous bénéficiez d'un journal détaillé de cette pièce.

Ce journal reprend le détail de chaque ligne de pièce, mais en y ajoutant son historique : qui a vendu cet article ? à quelle heure ?

Et si cette ligne de pièce a été modifiée (ajout d'une remise, modification du prix ou de la quantité, etc.), le journal l'indique, en ajoutant pour quelle raison cette modification a été faite, par qui, quand, comment.

Si plusieurs modifications ont été faites sur une ligne de pièce (un article), le journal liste chaque modification de la ligne, elles sont en effet toutes historisées. Comme d'habitude, chaque modification est détaillée (qui, quand, comment, pourquoi).

Nous touchons là une autre caractéristique de melkal : plusieurs personnes peuvent intervenir (et même simultanément) sur une pièce, chacune en leur nom, alors que la plupart des logiciels affectent toute la pièce à un seul vendeur, ce qui pose plusieurs problèmes.

Prenons un exemple : sur une pièce contenant plusieurs lignes d'articles, une seule a été modifiée. L'article concerné a été vendu par Claude, mais c'est Catherine qui a effectué la modification en votre absence.

melkal individualisant les actions, l'action de vente de l'article sera bien séparée de l'action de la modification des conditions de vente de cet article, de sorte que Claude conservera la vente de cet article dans ses statistiques (ce qui peut être important s'il est rémunéré à la guelte ou avec des primes par exemple) et que Catherine sera identifiée uniquement pour l'action de modification.

Là aussi, l'individualisation des actions paraît évidente, mais elle est en fait rarement gérée par les logiciels de caisse. Souvent, non seulement toutes les lignes d'une pièce seront attribuées à un même vendeur, mais en plus, si une modification est faite sur une ligne, toutes les lignes de la pièce seront affectées au vendeur qui a modifié une de ces lignes.

Il n'y a pas que les modifications qui sont tracées, vous avez aussi les suppressions. Si une ligne d'article a été supprimée d'une vente, il n'y a plus aucune trace sur le ticket de caisse, mais là aussi, melkal conservera cette suppression (et l'action de vente initiale) dans le journal de pièce.

La traçabilité des actions est donc faite à l'intérieur de la pièce (pour chaque ligne de la pièce), pour la pièce elle-même, mais aussi pour les pièces de trésorerie (encaissement, décaissement) et leurs lignes.

Un journal global vous permet aussi de tracer toutes les actions sensibles, modifications, et annulations effectuées dans la journée (ou sur une période antérieure), quel que soit le vendeur, la pièce, ou l'action.

En dehors des pièces, chaque action pouvant avoir des conséquences est tracée : la modification d'une TVA, d'un prix, du calcul de marge d'un article, d'une autorisation accordée à un vendeur, d'une restauration des données, du niveau de traçabilité du magasin, de l'ouverture de caisse, de la connexion ou tentative de connexion d'un utilisateur, etc.

Comme toujours, pour chacune de ces actions, on sait qui a fait quoi, quand, comment.