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Version 9
31/12/24 : Pennylane et modules Make
• Connexion directe avec le logiciel de comptabilité Pennylane, nouveaux tableaux comptables dans le back-office, et modules Make pour faire communiquer Melkal avec des milliers d'applications. Le détail est dans la page Version 10.30/12/24 : inventaire de fin d'année et dépôts-ventes
N'oubliez pas l'inventaire
• Si vous clôturez votre bilan au 31 décembre, pensez à faire votre inventaire, ou au minimum à exporter un état des stocks détaillé. Melkal permet d'exporter un état des stocks, de faire un inventaire complet, ou des inventaires tournants (par rayon ou par fournisseur par exemple, avec l'inventaire pré-rempli).
• Vous pouvez exporter votre inventaire en Excel ou CSV, l'envoyer par email à votre comptable, mettre à jour vos stocks en masse par importation, et plusieurs inventaires tournants peuvent être regroupés dans un seul tableau.
Gérer les stocks des dépôts-ventes
• Il y a deux types d'articles en dépôt-vente :
• Ceux que vos fournisseurs laissent en dépôt chez vous : ils ne vous appartiennent pas, donc ne doivent pas figurer dans votre inventaire fiscal. Dans les états de stock, choisissez « Sans dépôt-vente » en haut des tableaux : les fournisseurs dont la case « Dépôt-vente » est cochée ne sont alors pas pris en compte.
• Ceux que vous laissez vous-même en dépôt chez vos clients (revendeurs, déposants, commerciaux...) : vous leur faites un bon de livraison (BL) pour chaque série d'articles déposés. À la fin de chaque période, le déposant fait l'inventaire de ce qui lui reste : vous enregistrez une reprise de ces articles (BL avec quantités négatives), et le reste est facturé. S'il garde des articles pour une période supplémentaire, vous faites un nouveau BL. Depuis la fiche client, vous pouvez dupliquer un BL d'un clic, inverser ses quantités, facturer une série de BL, etc.
• Comme ces articles sont livrés par BL, ils ne sont plus en stock. Pour avoir leurs totaux et les communiquer à votre comptable, utilisez le tableau Articles ➜ États de stocks ➜ Détaillés ➜ « Livrés, non facturés ». Vous pouvez aussi y sélectionner un client pour n'avoir que ses articles en dépôt et ses totaux. Le tableau s'exporte par email, Excel, PDF, ou se copie-colle.
➜ Manuel : dépôts-ventes - stocks des dépôts-ventes - gérer le stock - fiche client
20/10/24 : TPE bancaires et baisse de fréquentation
TPE bancaires : plus de souplesse
• Pour les TPE bancaires qui communiquent avec Melkal (Ingenico Desk/5000, Verifone v200c, Pax A920...), le fonctionnement habituel (protocole Concert v2/v3) est amélioré, et un mode supplémentaire est ajouté.
• Mode habituel : vous cliquez sur « CB », le montant est envoyé au TPE, une fenêtre « Envoi au TPE » s'affiche, le client paie, le TPE renvoie le résultat à Melkal qui ferme la fenêtre et valide automatiquement le paiement (et la vente si vous avez utilisé un bouton de paiement rapide). Nouveauté : la fenêtre dispose maintenant d'un bouton pour valider le paiement sans attendre le résultat du TPE, utile si le TPE est lent ou instable, ou pour commencer une nouvelle vente plus vite. Soyez prudent : en allant trop vite, on peut oublier qu'un TPE a rejeté un encaissement, ou mélanger les paiements de deux ventes.
• Nouveau protocole « Concert v2/v3 sans validation automatique » : Melkal envoie automatiquement le montant au TPE, et c'est le vendeur qui valide ensuite d'un clic le paiement dans Melkal. Un juste milieu qui laisse une grande liberté.
• Par sécurité (certains TPE gardent en mémoire le montant du paiement précédent), Melkal valide désormais la vente avec son propre montant de paiement, et non celui retourné par le TPE.
➜ Manuel : TPE bancaires - connexion - réglages
Alerte et listing de baisse de fréquentation
• Melkal peut étudier chaque jour la fréquentation de vos clients et repérer ceux qui viennent moins souvent qu'avant, pour comprendre ce qui ne va pas (type de client, type d'achat...) et éventuellement les contacter, les relancer ou leur envoyer un petit cadeau.
• Vous définissez ce qu'est une baisse de fréquentation en comparant une période actuelle (par exemple les trois derniers mois) à une période passée (par exemple les trois mêmes mois de l'année précédente, pour tenir compte de la saison). Melkal vous envoie par email un listing détaillé avec les coordonnées des clients, leurs données et historique d'achats, et des liens pour les contacter d'un clic.
• Deux modes : valeurs fixes (par exemple les clients venus au moins trois fois la saison dernière et une seule fois, ou jamais, cette saison), ou valeur dynamique propre à chaque client (par exemple une baisse de fréquentation d'au moins 30 % d'une année sur l'autre).
• Vous pouvez demander l'étude à tout moment avec un bouton « Listing fréquentation » placé sur l'écran de vente, ou depuis Réglages ➜ Clients & Marketing, ou demander à Melkal de la faire et de vous l'envoyer chaque jour par email.
19/09/24 : alertes fidélité et événements
• Sur le modèle du listing Anniversaires, Melkal peut vous envoyer chaque jour par email :• Un listing des clients dont la carte de fidélité se termine bientôt, et / ou qui ont un certain nombre d'euros sur leur tirelire, de points sur leur carte à points, ou de passages sur leur carte à passages.
• Un listing des clients dont la date de suivi d'un événement arrive bientôt (avec une option pour ne prendre en compte que les événements non traités).
• Ces listings vous évitent d'oublier des clients à relancer, vous donnent une bonne raison de les contacter (par téléphone, SMS, email, réseaux sociaux...) et permettent de rester proche de vos clients plutôt que d'automatiser les messages. Par exemple, vous pouvez prévenir un client que sa carte de fidélité arrive à échéance, et lui annoncer que vous l'avez prolongée.
• Chaque listing contient des liens pour contacter le client d'un clic (téléphone, WhatsApp, Instagram, email...), et des informations calculées au moment de l'envoi : évolution de son chiffre d'affaires, de son bénéfice et de son panier moyen, derniers achats et événements.
• Les réglages se font dans Réglages ➜ Clients & Marketing ➜ Automatismes, avec la case « Envoi automatique chaque jour ». Vous pouvez aussi placer des boutons sur l'écran de vente pour envoyer un listing quand vous voulez, avec la date de votre choix.
➜ Manuel : la fidélité - sélection des clients (anniversaires) - fiche client : fidélité
01/08/24 (V9.574) : suivi des emails, copie du ticket à distance
Suivi des emails
• Vous pouvez voir l'état d'envoi d'un email : envoyé, reçu, ouvert, spam, bloqué... Si un client dit ne pas avoir reçu son ticket ou sa facture, vous pouvez interroger le serveur d'emails : faute de frappe dans l'adresse, email considéré comme spam, ou bloqué par le serveur du client, vous le saurez, avec la raison de l'erreur.
• Un historique donne l'heure de réception, d'ouverture, et même du clic sur un lien de paiement ou un lien de l'app client. Certains statuts peuvent être cachés par l'application de votre client. Le suivi fonctionne uniquement pour les emails envoyés à partir du 01/08/2024.
• Il concerne les tickets de caisse, devis, BL, factures, justificatifs de paiement (arrhes, remboursement...), Z et Grand Z, fichiers comptables, et mouvements de stock (commande fournisseur envoyée par email, inventaire...).
• Pour l'utiliser, placez un bouton de fonction « Suivi des emails » sur l'écran de vente (menu Personnaliser ➜ Fonction ➜ case libre grise). Le tableau des emails du jour s'affiche (vous pouvez choisir d'autres dates). En cliquant sur un email, « Statut » donne son état actuel et « Historique » ses événements. Le tableau est triable et filtrable par date, client, type de pièce, numéro de pièce, statut, adresse du destinataire.
➜ Manuel : les emails - personnaliser l'écran de vente
Envoi automatique d'un double du ticket à une imprimante distante
• À la validation d'une vente, vous pouvez en plus envoyer une copie du ticket à l'adresse email d'une imprimante WiFi, même située hors du point de vente (la plupart des imprimantes HP, Epson et Canon ont leur propre adresse email d'impression). Dans le profil (Réglages ➜ Magasin ➜ Profils, onglet « Matériels »), saisissez l'adresse dans « Email de l'imprimante A4 WiFi » et cochez « Copie ticket sur imprimante WiFi ». Chaque profil pouvant avoir sa propre imprimante, vous pouvez en utiliser plusieurs.
• Pour une imprimante sans adresse email ou une imprimante-ticket, des services externes peuvent recevoir l'email et envoyer l'impression (par exemple Automatic Email Manager).
➜ Manuel : imprimante A4 WiFi
17/07/24 (V9.567 et V9.565) : fournisseurs, commandes, addition hors taxe
Fournisseurs, commandes fournisseurs, envoi par email, dépôt-vente
• Fiche fournisseur : adresse complète (imprimée sur le bon de commande), entêtes et pieds de page spécifiques à chaque fournisseur (et déposant) pour le bon de commande et le bon de réception, référence client, contact, téléphone, mobile, email, minimum de commande, franco de port, notes, descriptif / CGV, et contenu d'email par défaut.
• Fiche fournisseur : « commentaire article » ajouté automatiquement sur chaque ligne d'article de ce fournisseur sur les tickets, devis, BL et factures. Pour un dépôt-vente, par exemple : « Article en dépôt-vente : non repris, non échangé ».
• Nouveaux types de sortie de produit : consommations du personnel, démonstrations, relations presse. Le type de sortie est maintenant imprimé sur le bon de sortie.
• Tous les mouvements de stock (commande, réception, sortie, contrôle de stock, inventaire tournant, inventaire complet) peuvent être envoyés par email ou imprimés directement depuis le menu Stock. Pour une commande fournisseur, l'adresse email, votre référence client, l'entête / pied de page et le contenu d'email du fournisseur sont repris, et l'email reste modifiable avant l'envoi.
• Nouveau modèle d'état pour les commandes et réceptions, avec des titres plus clairs (« Bon de commande »...), les entêtes / pieds spécifiques et les coordonnées du fournisseur.
• Fournisseurs qui déposent leurs produits chez vous : le « Bon de commande » devient « Convention de dépôt-vente » et le « Bon de réception » devient « Bon de mise en dépôt », avec des conditions et une zone de signature propres à chaque déposant.
• Inventaires tournants : le contenu du filtre (stock, famille, sous-famille, catégories, fournisseur, déclinaisons...) est imprimé sur l'inventaire.
➜ Manuel : fiche fournisseur - commandes fournisseurs - déposants - dépôts-ventes
Addition et ticket hors taxe (outre-mer...)
• Dans certains pays et territoires d'outre-mer, les prix peuvent être affichés hors taxe sur les additions et les tickets, avec le total de taxe indiqué après le total facturé. Melkal gère cette particularité (le terme « TVA » peut être remplacé par TGC, TGCA...). Interdit en France métropolitaine, le réglage est activé par nos soins : contactez-nous si vous y avez droit. Cela fonctionne à l'impression, avec les imprimantes Star Micronics et Epson ePOS.
12/06/24 (V9.559) : dépôt-vente et fiche client améliorée
Dépôt-vente (première version)
• Dans la fiche fournisseur, la case « Dépôt-Vente » indique que les articles de ce fournisseur ne sont pas à comptabiliser dans votre inventaire fiscal : ils sont en dépôt chez vous et vous ne les payez que lorsqu'ils sont vendus.
• Tous les états de stock du back-office, globaux et détaillés, proposent maintenant : avec dépôts, sans dépôts, ou uniquement les dépôts. Avec « uniquement les dépôts » dans l'état par fournisseur, vous avez le stock de chacun de vos artisans et le stock global des articles déposés chez vous.
➜ Manuel : dépôts-ventes - stocks des dépôts-ventes
Fiche client améliorée
• Les pages de la fiche client sont plus claires, notamment les historiques (achats, compte, devis, BL, membres de la famille...). Sur les grands écrans (tablette, ordinateur), tous les onglets sont visibles sans cliquer sur « Suite ».
• Selon votre appareil, vous pouvez appeler le client, lui envoyer un SMS ou un message WhatsApp, ou le contacter via Facebook, Instagram ou TikTok depuis sa fiche (sur Mac et PC, une application téléphonique est nécessaire pour les appels). L'identifiant TikTok se saisit dès la page d'accueil de la fiche.
• Un lien « Carte » affiche l'adresse du client sur une carte, avec l'itinéraire pour une livraison (clé API Google Maps à saisir dans Réglages ➜ Modules externes ➜ Google Maps).
• Un lien « Fiche » imprime la fiche client complète sur l'imprimante-ticket (modifiable avant impression, éventuellement avec le code-barre du client) et la copie dans le presse-papier : coordonnées, famille, anniversaires, codes-barres, cartes de fidélité et d'abonnement, solde, compte comptable, réglages, derniers événements. Un lien « Adresse » imprime l'adresse postale sur l'imprimante-ticket ou une imprimante A4, et la copie aussi dans le presse-papier.
• Le bouton « Affecter une carte de fidélité » est déplacé dans l'onglet « Fidélité » de la fiche client (vous pouvez toujours le placer directement sur l'écran de vente).
• Onglets « Notes » et « Suivi / Fiches » : vous pouvez personnaliser les titres sans quitter la fiche, et imprimer les notes ou le contenu d'une fiche de suivi sur l'imprimante-ticket, avec copie dans le presse-papier. La liste des photos du client et leur présentation sont améliorées.
➜ Manuel : la fiche client - notes - fiches techniques - Google Maps
29/03/24 (V9.050) : étiquettes, Epson, tableaux de TVA
• Impression d'étiquettes prix / codes-barres autocollantes continues directement sur l'imprimante-ticket. Plus d'infos• Melkal communique maintenant directement avec de nombreux matériels Epson : imprimantes-tickets, afficheurs-clients (dont un grand afficheur graphique couleur), imprimantes-tickets mobiles, appareils monoblocs avec l'imprimante et un socle pour la tablette. Matériel Epson
• Deux nouveaux tableaux : les totaux de TVA (quantité, HT, TTC, remises, offerts, commissions...) regroupés par familles d'articles, et, pour chaque vente, le détail des articles vendus et des paiements encaissés dans le même tableau. Plus d'infos
• Identification d'un client avec la carte code-barre d'un autre commerçant ou organisme (carte de bus, de salle de sport, de grand magasin...), fonction encore améliorée. Plus d'infos
➜ Manuel : étiquettes - matériel de caisse - carte externe
29/01/24 : lancement de la version 9
• Nouveau design.• Vente à prix coûtant d'un clic, et vente à marge imposée d'un clic.
• Duplication des packs (et sur les devis, BL, factures...).
• Commentaires mis en valeur sur les devis, BL et factures, et meilleure gestion des lignes sans prix.
• Application des propriétés d'un type de client à tous les clients concernés d'un clic.
• Nouveaux types de sortie magasin : SAV, cadeaux, production, bouteilles ouvertes...
• Signalisation d'un PAMP à zéro dans les fiches articles.
• Ajout d'un lien de paiement et d'un lien vers le compte client sur les tickets envoyés par email et SMS et payés en compte.
• Possibilité d'enregistrer en caisse un paiement Stripe fait à l'extérieur de Melkal.
• Nouvelles vidéos de formation : vente à prix coûtant, vente à marge imposée, retour d'articles à un fournisseur, ajout de fonctions sur l'écran de vente. Vidéos améliorées : commande fournisseur assistée rapide, importation d'un bon de commande ou de livraison, réception de commande, optimisation du stock (articles peu performants, invendus, stock trop coûteux).
➜ Manuel : le nouveau design - vente à prix coûtant - vente à marge imposée - types de client