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Fenêtre de la fiche client, onglet "Identification"

Cette page décrit la fenêtre de la fiche client, onglet "Identification", accessible, entre autres, via le menu
Clients → Sélection ou création d'un client → Fiche client.

C'est l'onglet qui s'affiche à l'ouverture de la fiche : il regroupe tout ce qui permet de savoir qui est le client et comment le joindre.

Note : Les fiches clients reprennent par défaut les caractéristiques du Type client indiqué dans l'onglet "Réglages".

En haut de la fiche

Réglage Melkal	Explications
Titre de la fenêtre	Le nom du client, puis, entre parenthèses, son numéro de client et son type client : par exemple DUPONT MARIE (N°1042, PARTICULIER). Le titre se met à jour dès que vous changez le nom, la raison sociale ou le type de client.
QR code	Le QR Code de l'app client pour ce client. Au comptoir, présentez-le à votre client : en le scannant avec son téléphone, il accède directement à son espace. Un clic sur la vignette l'affiche en grand, ce qui facilite la lecture par le téléphone. Si la vignette reste vide, c'est que cette fonctionnalité n'est pas disponible avec votre abonnement.
Typologie	La catégorie du client, qui détermine notamment le type de facture qui lui sera émise (et, en particulier, si elle doit être une facture électronique). Trois choix : • Particulier, ou asso non assujettie à la TVA (B2C) : un consommateur, ou une association qui n'exerce pas d'activité économique. • Entreprise, ou asso assujettie à la TVA (B2B) : une entreprise, un entrepreneur individuel achetant pour son activité, ou une association assujettie à la TVA. • Organisme public (B2G) : une mairie, une école, un service de l'État... Pour une association, ce qui tranche, c'est la TVA,: une association hors du champ de la TVA reçoit la même facture qu'un particulier. Le mot exact est bien "assujettie", et non "soumise à la TVA" : une association est assujettie dès lors qu'elle exerce une activité économique, même si ses opérations sont exonérées ou si elle bénéficie de la franchise en base et ne facture donc aucune TVA. C'est ce critère-là que retient la facturation électronique. La typologie se corrige toute seule lorsque vous saisissez un SIRET, un SIREN, un numéro de TVA, ou que vous reprenez un numéro depuis l'annuaire des entreprises : Melkal la fait passer, par exemple, de "Particulier" à "Entreprise", et vous en informe par un message. Elle ne redescend jamais toute seule. Lorsque l'annuaire indique une association et que la fiche ne porte aucun numéro de TVA, Melkal ne décide rien : il ne peut pas savoir si elle est assujettie, et vous laisse choisir. Repasser un client en "Particulier" alors que sa fiche porte un SIREN est refusé si une facture électronique lui a déjà été émise : c'est sous cette typologie que la facture est partie, elle ne peut plus être démentie. Un professionnel (entrepreneur individuel...) qui achète aussi à titre privé a besoin de deux fiches : une fiche professionnelle, avec son SIREN et ses factures électroniques, et une fiche particulier, sans SIREN, pour ses achats personnels. La ligne "— non précisée —" n'est proposée qu'aux fiches dont la typologie n'a encore jamais été indiquée.

Bloc "Identité"

Réglage Melkal	Explications
Nom	Le nom de famille du client (100 caractères maximum).
Prénom	Le prénom du client (100 caractères maximum).
Anniversaire	Le jour et le mois de l'anniversaire du client, dans deux listes. L'année n'est pas demandée, ce serait malpoli. Les deux données vont ensemble : tant qu'une seule est remplie, rien n'est enregistré. Les remettre toutes les deux à vide efface l'anniversaire. Voir la sélection des clients par anniversaire.
Mobile	Le numéro de téléphone mobile du client. Les liens "Appeler" et "WhatsApp", à côté du titre de la case, permettent d'appeler le client ou de lui écrire sur WhatsApp directement. C'est le premier numéro de mobile de ce client : celui qui reçoit les SMS. Un client peut en avoir plusieurs — ils se saisissent dans l'onglet "Famille, liens sociaux", et c'est l'ordre de cette liste qui désigne celui par défaut (le premier numéro de mobile dans la liste).
Publicité SMS	Indique si le client accepte de recevoir vos publicités par SMS ("Acceptée" / Opt-in) ou non ("Refusée" / Opt-out). Respectez son choix : l'envoi de publicités sans son accord est interdit.
Email	L'adresse email du client. C'est à cette adresse que partent les documents envoyés par email (factures, devis...). Le lien "Écrire", à côté du titre de la case, ouvre votre messagerie avec un nouveau message adressé au client. Ici, c'est la première adresse email de ce client. Comme pour le mobile, un client peut en avoir plusieurs : ils se saisissent dans l'onglet "Famille, liens sociaux", et monter une adresse email en tête de cette liste, c'est en faire l'adresse email par défaut du client.
Publicité email	Indique si le client accepte de recevoir vos publicités par email ("Acceptée" / Opt-in) ou non ("Refusée" / Opt-out).
Téléphone fixe	Le numéro de téléphone fixe du client. Le lien "Appeler" permet de l'appeler directement.

Bloc "Entreprise, association, ou organisme public"

À remplir uniquement si le client n'est pas un particulier. Ces informations sont reprises sur les factures, et sont indispensables pour les factures électroniques.

Réglage Melkal	Explications
Raison sociale, ou nom/prénom pour les EI	Le nom officiel de l'entreprise, de l'association ou de l'organisme public (150 caractères maximum). Pour un entrepreneur individuel (EI), indiquez ses nom et prénom.
SIRET	Le numéro SIRET de l'établissement du client : 14 chiffres. Melkal vérifie la clé de contrôle du numéro : un SIRET mal recopié est refusé. Les 9 premiers chiffres du SIRET forment le SIREN : celui-ci se remplit donc tout seul. Le SIRET est figé dès qu'une facture électronique a été émise pour ce client : c'est ce numéro qui a été transmis au destinataire et à la plateforme, il ne peut plus changer. Tant qu'aucune facture électronique n'est partie, vous pouvez le saisir et le corriger librement. Un texte, sous les cases, vous indique dans quelle situation se trouve la fiche.
SIREN	Le numéro SIREN de l'entreprise : 9 chiffres, avec lui aussi une clé de contrôle vérifiée par Melkal. Il se remplit automatiquement à partir du SIRET. Si vous le modifiez et qu'il ne correspond plus au début du SIRET, le SIRET est effacé, afin que les deux numéros ne se contredisent pas. Comme le SIRET, il est figé dès qu'une facture électronique a été émise pour ce client.
N° de TVA intracommunautaire	Le numéro de TVA intracommunautaire du client : deux lettres de pays, puis le numéro. Pour un numéro français (FR), Melkal vérifie qu'il compte 13 caractères, que sa clé est juste, et qu'il contient bien le SIREN indiqué dans la fiche (un numéro de TVA français s'écrit FR + 2 caractères de clé + les 9 chiffres du SIREN). Pour un numéro étranger, seule la forme est contrôlée.
Vérifier dans l'annuaire	Ouvre une fenêtre qui interroge l'annuaire officiel des entreprises (recherche-entreprises.api.gouv.fr). En haut de cette fenêtre sont rappelées les informations de la fiche, puis deux recherches sont proposées : Vérifier via le SIREN : retrouve l'entreprise à partir du SIREN de la fiche. Vérifier via les coordonnées : recherche l'entreprise à partir de la raison sociale et de l'adresse (par exemple, uniquement le code postal), utile quand la fiche n'a pas encore de numéro. La liste des établissements trouvés s'affiche. Sélectionnez le bon, puis choisissez ce qui sera automatiquement recopié dans la fiche : • Reprendre ces numéros : le SIRET et le SIREN seulement. • Reprendre ces numéros, la raison sociale, et l'adresse : en plus, le nom officiel et l'adresse de l'établissement. Les deux boutons sont inactifs tant qu'aucun établissement n'est sélectionné, et le restent si le SIRET de la fiche est déjà figé.

Bloc "Liens sociaux principaux"

Les trois comptes les plus courants. La liste complète de ses liens — plusieurs mobiles, plusieurs emails, les comptes de ses proches — est dans l'onglet "Famille, liens sociaux", et c'est là aussi que se règle celui qui compte comme lien principal pour chaque type social (le premier de son type dans la liste).

Réglage Melkal	Explications
Facebook	Le compte Facebook du client. Le lien "Ouvrir", à côté du titre de la case, affiche sa page Facebook.
Instagram	Le compte Instagram du client. Le lien "Ouvrir" affiche son profil Instagram.
TikTok	Le compte TikTok du client. Le lien "Ouvrir" affiche son profil TikTok.

Bloc "Adresse"

Lorsque le pays est la France, Melkal vous propose les communes et les voies au fur et à mesure de votre saisie : il suffit de choisir dans la liste.

Réglage Melkal	Explications
Pays	Le pays du client. Tapez les premières lettres pour retrouver rapidement un pays dans la liste. Hors de France, les propositions de communes et de voies ne sont plus faites.
Code postal	Le code postal du client. Dès la saisie, les communes correspondantes vous sont proposées : en choisir une remplit aussi la ville.
Ville	La ville du client. Vous pouvez aussi commencer par taper la ville : les communes correspondantes, avec leur code postal, vous sont proposées.
N° et voie	Le numéro et le nom de la rue (par exemple "12 rue de la Paix"). Une fois la ville connue, les voies de la commune vous sont proposées pendant la saisie.
Bâtiment, résidence, étage	Le complément d'adresse : nom de résidence, bâtiment, étage, lieu-dit...
Voir l'adresse Situer sur la carte	"Voir l'adresse" affiche l'adresse complète du client, telle qu'elle sera imprimée. "Situer sur la carte" montre l'adresse du client sur une carte.

Bloc "Adresse de livraison"

L'adresse de livraison, quand ce n'est pas la même que celle de facturation. Cette information est obligatoire sur les factures électroniques quand l'adresse de livraison est différente de celle de facturation.

Réglage Melkal	Explications
Nom ou raison sociale du destinataire	À qui la marchandise est livrée : un service, une agence, un chantier, une personne.
Pays Code postal Ville N° et voie Bâtiment, résidence, étage	L'adresse de livraison, case par case, comme celle du bloc "Adresse". Le pays est proposé d'après celui du client.
Entête personnalisée	Un texte propre à ce client, imprimé en haut de ses documents (factures, devis, BL...).
Pied personnalisé	Un texte propre à ce client, imprimé en bas de ses documents. Par exemple, des conditions particulières négociées avec lui.

Bloc "Apparence et remarques"

Ce qui aide à reconnaître un client et à se rappeler ce qu'on sait de lui.

Réglage Melkal	Explications
Statut familial	Une liste que vous constituez vous-même, pour classer vos clients à votre façon (par exemple "marié", "étudiant", "membre du bureau xxx"...). Choisissez une valeur dans la liste, ou tapez-en une nouvelle : elle est ajoutée à la liste et pourra servir pour les clients suivants.
Apparence	Une autre liste libre, qui fonctionne comme le statut familial, pour noter un signe distinctif qui aide à reconnaître le client (par exemple "cheveux bouclés", "lunettes"). Restez toujours raisonnable dans votre description pour ne pas être impoli ou intrusif.
Ce qu'il faut savoir sur ce client	Un texte libre, pour noter tout ce qui est utile à connaître sur ce client : ses habitudes, ses préférences, une précaution à prendre... Ce texte est à usage interne, il n'est pas imprimé sur les documents du client. Les autres notes — celles dont les titres sont personnalisables — sont dans l'onglet "Notes".

Bloc "Outils et identifiants"

Réglage Melkal	Explications
Identifiants	Rappel, en lecture seule, des identifiants du client : son numéro de client, son identifiant pour l'app, et son SIRET s'il en a un. En dessous, en plus clair, l'historique de la fiche (date de création, date de dernière modification).
ID Melkal UUID Identifiant externe ID WooCommerce	Les identifiants techniques du client, en lecture seule, utiles lorsqu'un autre logiciel (site e-commerce, scénario Make, outil externe...) échange des données avec Melkal. Un tiret signifie que le client n'a pas cet identifiant-là. Si un appel d'API ou un scénario Make a touché cette fiche, la date de cette intervention est rappelée sous les cases.
Copie de la fiche	Affiche l'ensemble des informations de la fiche du client sur un seul document, copié automatiquement dans votre presse-papier, que vous pouvez imprimer.

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